社会人1年目で覚えたい！Outlookメール整理術で業務効率化

うにの勤務する会社ではメールソフトにOutlookを使用しているのですが、
入社したての頃はすぐに溢れかえるメールボックスに翻弄され、何から手をつけていいかパニックになる毎日でした。

今や社会人生活にも慣れ、メールの整理方法もだいぶ最適化されてきたかな〜と感じています。
特に何の取り柄もないうにですが、地道な効率改善の工夫が功を成しているのか、

と、会社では実力以上に良い評価をもらっています。

本記事ではそんなうにが、Outlookメールのおすすめ整理術として「これが効果的！」と実感している3点をご紹介します。

などなど、特に若手社会人の方の参考になりますとうれしいです。

Outlook整理術①自動振り分けは非推奨。メールの仕分け方

ときどき自動振り分け機能を駆使してものすごく細かくフォルダ分けをしている方を見かけますが、これは相当に人を選ぶ方法だと感じています。

どこにどのメールが入るかを把握しておかないといけないため、
「マイルール」をきちんと設定・順守できる人でないと訳が分からなくなってしまいがち…。

誰でも簡単にでき、おすすめなのはデフォルトで用意されている

の3つだけを使い、あとのフォルダは非表示とする方法です。

ルールは簡単で、

以上のクセをつけていれば、受信トレイに残っているメールはそのまま「自分のやるべきことリスト」ということになります。

「自分が返信する必要があるか、ないか」という判断なので、
「どこのフォルダに振り分けたらいいか」等の難しい判断をする必要がありません。
過去のメールを探す時はアーカイブ内で検索をかければOK。

この方法を取り入れるようになってからメールが溢れて困ることがなくなり、

という点にメリットを感じています。

Outlookメール整理術②：期限のあるメールは予定表に投入

を受け取ったら、即座にそのメールを予定表アイコンにドラッグ＆ドロップします。

すると予定追加の画面が現れるので、対応期限の日、もしくは「このあたりでフォローしたい」日を設定して予定追加しておきます。
予定に追加したら、受信ボックスからアーカイブに移して一旦忘れてOK。

さらに、予定表がメール画面に常時表示されるように固定する設定をおすすめします。

で、メール画面に予定表が常時表示されるようになります。

この設定を行うことでいつでも予定が確認でき、

という悲劇の回避につながります。

いちいち予定表を開きに行く手間が省けるのもメリットですね。
画面遷移があると余計な情報が目に入り、本来やりたかった操作を忘れて別のことを始めてしまったりすることはないでしょうか？

気を散らさず、一つずつの作業にフォーカスしたい方におすすめです！

Outlookメール整理術➂不要な広告メールはブロックする

オンラインセミナーなどにあちこち参加していると山のように来るダイレクトメール…。
ある程度自動で振り分けてくれはするのですが、容量を消費しますし、都度消去するのも面倒くさいですね。

いらない情報というのは雑音なので、配信停止もしくはブロックしておきましょう。
勝手に来なくなることはほぼないので、少しでも早く対処することをおすすめします。

まとめ

本記事では、社会人うにが実践している「業務を効率よく進めるためのOutlookメール整理術」をご紹介しました。

メールは業務の生命線ですので、最適な整理術を見つける・身につけるだけでとても大きな効率改善に繋がります！
迷える若手ビジネスパーソンの参考になりますと幸いです。